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IQ-OQ-PQ : Mentiras y Verdades…

La validación de un equipo de laboratorio de nueva adquisición  “consiste única y exclusivamente en acreditar que funciona y que cumple las especificaciones técnicas que indicaba el folleto y la oferta que te pasaron” 

Nada más… Del malentendido sobre el alcance de la validación surgen problemas con el cliente y con el distribuidor, que al final acaban en devoluciones, enfados, y en fin, un proceso de compra venta que no satisface a ninguna de las partes.

¿Por qué no repasamos las etapas de una Cualificación Instrumental? Luego podremos analizar las mentiras sobre la validación de una instalación.

IQ=Cualificación de la Instalación:

Tan sencillo como que proveedor y cliente abren cajas y firman que se ha recibido todo, cables, manuales, equipos, PC, etc. y que al enchufarlos funcionan. Se firman unas hojas de registro y queda constancia de que al menos el día de la instalación estaba todo, y todo funcionaba. Vaya, como firmar el acta de recepción de un coche que te da tu empresa de renting.

OQ=Cualificación Operativa:

El meollo. Se lleva a cabo corriendo cualquier muestra o en vacío, y viendo que se generan resultados, que se pueden archivar, que se pueden exportar, que se imprime la temperatura de tu ensayo en el papel térmico del autoclave…Lo que sea que haga tu equipo.

Es en la OQ cuando se observa con máximo detalle que se cumplen criterios básicos de las BPL (Buenas Prácticas de Laboratorio)

  • La generación de datos y su archivo son sólidos: no se pueden editar datos y modificar o borrar
  • Hay trazabilidad: El resultado se acompaña de fechas, horas, numero de serie del equipo, nombre del operario, y si la metodología requiere curvas de calibrado hay que demostrar que los patrones leidos no se pueden editar o borrar a tu antojo, que cada resultado impreso en pantalla o en papel viene acompañado de la calibración que los originó, etc…

En la OQ tiene lugar otro proceso crítico; el testeo del instrumento con patrones de calibración acreditados y trazables. Aquí hay libertad. O bien los aporta una tercera empresa que se subcontrata o bien los compra el cliente para el caso, o bien los aporta el proveedor instalador

Por supuesto, en la OQ se sobreentiende que se lleva a cabo un curso de formación a los usuario.

Cualificacion

PQ: Cualificación de las Prestaciones

Algo así como la Evaluación del Desempeño (Performance Evaluation) que nos hacen cada vez más a los trabajadores para medir nuestro nivel de trabajo.

En puridad durante la Cualificación de la Instalación de un equipo de laboratorio el proveedor no se hace responsable de la PQ. La PQ es un proceso periódico que hace el usuario del equipo a partir del segundo año y con la asiduidad que él mismo se auto obligue en su protocolo. 

La responsabilidad del proveedor durante esta etapa es entrenar al usuario en  la calibración con los diversos patrones o referencias que aporte el instrumento u otros externos, y ayudarle a la elaboración de su PNT para la futura PQ que él realice de manera autónoma.

Folder de documentacion de una Cualificacion
Folder de documentacion de una Cualificacion

SQ y DQ: Cualificación del diseño y de las especificaciones

Solo algunos fabricantes serios se meten en esto. Es parte de la documentación aportada por el fabricantes, y menciona todas las consideraciones que se hicieron incluso desde el momento del diseño del equipo, para que realmente estuviera “pensado para la aplicación” desde su origen.

  MENTIRAS EN TORNO A LA IQ-OQ-PQ

  1. “…Una validación no puede costar más de 1.000€.  Al fin y al cabo es ver que todo funciona y firmar el técnico y yo que estamos de acuerdo…” ¡ NO !  Con frecuencia la validación completa lleva 1 día entero, hay que correr patrones calibrados trazables, que o se compran o hay que alquilarlos, y si son del proveedor cada 1/2 años hay que enviarlos a re-calibrar. El que valida ha de ser personal autorizado por el fabricante, que ha de ser auditado periódicamente y formarse con frecuencia en el extranjero. Además  hay fabricantes que sólo suministran el Protocolo de Validación con matrícula para cada número de serie de instrumento que sale de fábrica. Quiero decir que los protocolos en papel cuestan mucho dinero…                                                                                                                                                  Sin embargo hace ya años que aparecieron Validaciones LOW COST, donde se usa papel fotocopiado del protocolo y se corren patrones no calibrados. Esto ha dañado mucho al concepto sobre la validación que tienen los clientes.
  2. “…Una validación debe testar las especificaciones mínimas que yo le impongo al equipo que compro, para el uso que le voy a dar..:”  ¡ NO !  Que el equipo cumple las especificaciones que yo quiero debería haberlo mirado antes de comprar. Las especificaciones técnicas de un instrumento en folleto o catálogo son siempre muy exquisitas y concretas para un rango de medida. Por ejemplo, una estufa de laboratorio indicará en folleto “estabilidad de la temperatura ±1ºC a 60ºC”. Ningún fabricante publica su estabilidad también cuando la estufa la pones a 100ºC, a 150ºC y a 75ºC. Ergo el día de la instalacion y cualificación no puedes decir que rechazas el equipo porque a 70ºC no alcanza una estabilidad de ±1ºC, que fue lo que te dio tu Dpto. de Calidad para que chequearas…                                                                                                                                                        
  3. “…Con la validación de equipo que me van a hacer valido mi método…”  ¡ NO !  La validación de métodos es responsabilidad del cliente y si durante la instalación no ves que vayas a poder conseguir los resultados en el formato que necesitas, o exactamente con el nivel de error que requieres quizás te veas obligado a modificar algo tus cálculos o tus métodos. Con frecuencia el usuario lo primero que quiere hacer es correr sus muestras y ver si sale el resultado que él espera, y si no va bien pretende rechazar la validación y darla como incorrecta. Hay un concepto analítico llamado “Suitability Tests”, que consiste en testar la idoneidad del instrumento para el análisis que va a correr. Mirad la bibliografía. La cualificación instrumental no sustituye a los Tests de Idoneidad que exigen algunas normas oficiales. Con frecuencia los Suitability Tests se corren con patrones ad hoc, para el análisis que se está ensayando.                                                                                                                                                                         
  4. “…Siempre es mejor emplear para la validación una empresa externa que contrato habitualmente cuando compro un nuevo instrumento..”. MAL. Un nuevo equipo especialmente, lo conoce mucho mejor el fabricante y/o proveedor. Contrata al fabricante para llevar a cabo la IQ-OQ-PQ. Son los que mejor conocen los límites del equipo, como estirar su sensibilidad y especificaciones para llegar a lo que le pidas o exija tu Dpto. de Calidad, y por supuesto, no cometerán errores de concepto con las tolerancias y las medidas.                                                                                                                                                                                                                                                                                  Y algunas recomendaciones..:                                                                                                                                                        * No te compres un equipo/instrumento barato si la validación que pretende hacer tu Dpto. de calidad es muy exhaustiva. No la pasará…                                                                                                                                                              * Pide la documentación que se usará durante la validación previamente a la visita. Tu Dpto de calidad querrá echar un vistazo, y evaluar si incluye todo lo que va a necesitar                                                                                                          * Pide al acabar la validación que te extiendan un documento de formación a tu nombre. Es necesario acreditarlo y adjuntarlo a toda la documentación que has estado rellenando.

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La dichosa firma electrónica es cosa del 1997, y aun hay clientes y proveedores que no lo tienen claro.

Todo surgió porque a finales de los 90 la FDA, la Federal Drug Administration americana, similar a nuestra Agencia Española del Medicamento, pensó que ya estaba bien de que le enviaran todos los dossieres sobre nuevos medicamentos en formato papel.

Decidió entonces que establecería una norma para describir de qué manera se le podrían enviar registros electrónicos, no en papel, y qué tenían que cumplir estos registros electronicos para poder ser admisibles

El CFR es el Código Federal de Reglamentos de la FDA. El título 21 hace referencia a las normas que establece la FDA, y la “parte 11” es concretamente la que hace referencia a los registros electrónicos.

La parte 11 de la CFR 21, que es como se debe mencionar, es en definitiva una norma que explica de qué manera se han de manejar los datos para que la FDA se los crea. Es decir, cómo demostrar que son trazables, y que nadie ha podido intervenir en ellos mientras se definían los métodos de trabajo,se corrían muestras y se emitían resultados.

Como vemos la parte 11 de la CFR 21 hace referencia a todos los instrumentos del laboratorio relacionados con los análisis y es eminentemente un tema de software, y esto puede afectar desde un autoclave, un liofilizador, un HPLC o un ensayo de disolución de tabletas.

He dado varios seminarios a la empresa farmaceútica sobre esta norma , y he instalado bastantes equipos que cumplen esta norma y el resumen de lo básico que debe saber un usuario y un proveedor son los  puntos siguientes

  1. Debe haber privilegios de usuarios y administrador con distintos niveles de acceso. Esto es común a muchas regulaciones, ISOs e incluso GMPs. la parte 11 de la CFR 21 establece claramente que por seguridad SIEMPRE y de manera obligatoria será necesario una pareja de identificaciones, un ID y un password, o en su defecto algún sistema biométrico. Esto es lo que en la norma llaman FIRMA ELECTRÓNICA.
  2. El primer punto novedoso de la parte 11 de la CFR 21 es que todo evento debe ser registrado, y por tanto CUALQUIER INGRESO EN EL SISTEMA, ya sea para recuperar un método de trabajo, una calibración, o para guardarte unos resultados, debe inquirir al usuario sobre su pareja de identificaciones, ID y password. Es decir, si recuperas un método te identificas, para correr muestras contra ese método te identificas; si quieres imprimir resultados te identificas, y si quieres guardar los resultados te identificas. Cada ingreso al sistema se denomina  REGISTRO ELECTRONICO.
  3. En relación con lo anterior debe existir un logbook que registre fecha y hora de todas las entradas al software que permita visualizar o incluso efectuar una búsqueda de eventos. De esta manera, el administrador puede en todo momento visualizar si algun operario empleó una calibración, y qué muestras interpoló contra ella, y si llegó a imprimir resultados. Todo software que cumpla correctamente con la parte 11 de la CFR 21 debe de incluir un sistema parecido al SQL. También, y de manera óptima, el software debería integrar cualquier aplicación de cálculo, estadístico, o de reporte en la propia suite, con el fin de no tener que dar explicaciones sobre validaciones cruzadas entre ambas aplicaciones

log de eventos

ESTOS 3 PUNTOS  TIENEN UN PAR DE IMPLICACIONES PARA LOS FABRICANTES

  • Los equipos con control local , es decir, con una pantalla integrada, quedan liberados de esta norma, o por decirlo en sentido negativo NO PODEMOS USARLOS EN UN ENTORNO QUE CUMPLA con la parte 11 de la CFR 11, porque dificilmente pueden integrar un software tan completo en su memoria local.
  • Un software que cumpla con la norma ha de ser diseñado de cero para que cumpla con el archivo de eventos. El par ID/password es facil de implementar, pero las consultas tipo SQL no. Por eso dudemos de los fabricantes que reclamen cumplir con la norma, habitualmente todos “se acercan a la norma de un modo light”.

Y AL FINAL DEL DÍA QUÉ PIDEN NUESTROS CLIENTES???

Los clientes solo saben que del Dpto de Calidad les piden que TODOS LOS EQUIPOS QUE CUMPLAN SEAN 21 CFR 11 COMPLIANT.

Hay un desencuentro en el mercado. Porque por una parte las empresas farma y biofarma reclaman instrumentos que cumplan, pero por una parte no son conscientes de lo tedioso que es su uso en el día a día. Y por otra parte, dificilmente un fabricante  de cualquier tecnología tangencial al mercado Farma dispone de un software diseñado desde el DQ(Design Qualification) para que cumpla fielmente.

Mi experiencia es que al igual que con  la Validación IQ/OQ/PQ el ecosistema de los usuarios fabricantes y proveedores de servicios negocian cumplimientos intermedios. Y debe ser así, porque va a ser dificil que un fabricante local de dispensadores de medios de cultivo haga la inversión de fabricar un software 21 CFR 11 compliant.

y si no, me remito a lo que ha ocurrido con la IQ/OQ, el sello Medical Device, y otros…. Hay que tener imaginacion para hacer versiones “low cost” de todo…